Guide complet pour promouvoir l'utilisation de l'application mobile lors de votre événement
Les événements sont des occasions uniques pour réunir des personnes partageant les mêmes intérêts et passions. Aujourd'hui, les organisateurs d'événements ont une arme puissante pour améliorer l'expérience des participants : les applications mobiles dédiées. Ces applications offrent une multitude de fonctionnalités pratiques et interactives qui peuvent transformer une expérience événementielle ordinaire en un moment inoubliable.
Dans cet article, nous allons vous présenter un guide complet sur la manière de promouvoir l'utilisation de l'application mobile lors de votre prochain événement, qu'il s'agisse d'une conférence, d'un salon professionnel, d'un festival ou de toute autre manifestation.
Commencez la promotion de votre application mobile bien avant la date de l'événement. Utilisez les canaux de communication tels que les réseaux sociaux, les infolettres et les courriels pour informer les participants potentiels de l'existence de l'application et des avantages qu'elle leur apportera pendant l'événement. À même la plateforme PairConnex, vous pourrez prévoir vos communications avec l’outil d’envoi de courriels.
Expliquez les fonctionnalités clés de l'application qui inciteront les participants à la télécharger. Mettez l'accent sur la facilité de planification d'itinéraire, l'accès aux horaires, les mises à jour en temps réel, les possibilités de réseautage, les connexions par Code QR et tout autre aspect qui rendra l'expérience de l'événement plus agréable et productive.
Assurez-vous de bien informer les participants qui utiliseront certaines fonctionnalités clés, tel que les outils de scan ou de récupération de prospects (leads retrieval). Vous pourriez par exemple organiser un webinaire quelques jours avant l’événement, pour présenter l’application aux exposants et commanditaires et leur offrir des conseils pour en tirer profit. Vous pourriez aussi diffuser des vidéos tutoriels à travers l’application pour aider certains participants à se familiarises avec chaque fonctionnalité.
Envoyez un courriel à tous les participants la veille de votre événement, où vous pourrez rappeler les informations importantes à savoir, mais également les inciter à télécharger l’application mobile avant d’arriver sur place. Vous pourrez même leur fournir des liens directs pour le téléchargement dans les magasins d’application.
Prévoyez une dizaine de minutes avant l’arrivée des participants pour former le personnel d’accueil sur l’application. Les bénévoles ou le personnel de l'événement peuvent guider les participants à travers les fonctionnalités et répondre à leurs questions. Notez que notre équipe est toujours disponible pour se déplacer sur places lors de vos événements pour se charger de cette tâche.
Installez des affiches à l’accueil de l’événement pour rappeler aux participants d’utiliser l’application mobile. La plupart des événements prévoient un espace d’accréditation où tous les participants doivent se rendre à leur arrivée. Vous pourriez y afficher des codes QR permettant de télécharger facilement l’application. Vous pouvez également demander au personnel d’accueil de faire un rappel aux participants au moment où ils remettent la cocarde ou le billet du participant.
Les participants n’ont pas tous le même degré de facilité avec la technologie. Pourquoi ne pas prévoir un espace dédié pour aider les participants moins à l’aise. Il n’est pas rare que notre équipe assure ce service sur place, pour vous libérer de cette tâche pendant l’événement.
Prévoyez d’inclure une courte mention de l’application dans le mot d’ouverture de votre événement. Il s’agit d’un bon moment pour promouvoir les fonctionnalités que vous souhaitez mettre en valeur, tel que les connexions par scan de cocardes. Si des écrans sont à votre disposition, projetez une saisie d’écran de l’application sur les écrans géants. Notre expérience montre qu’une simple mention de quelques secondes au début de l’événement peut grandement faire augmenter le taux d’utilisation de l’application.
Incitez les participants à utiliser activement l'application en organisant des jeux ou des concours basés sur celle-ci. Offrez des récompenses attractives pour les inciter à interagir avec l'application et à en découvrir toutes les possibilités.
Utilisez les notifications push pour envoyer des mises à jour en temps réel, des rappels d’activités importantes, des offres spéciales, ou tout autre contenu pertinent qui encouragera les participants à rester actifs sur l'application tout au long de l'événement. C’est aussi avec cette fonctionnalité que vous pourrez donner davantage de visibilité à vos partenaires, qui pourraient par exemple annoncer qu’ils offrent le café gratuitement dans la prochaine heure!
En utilisant votre application, vos participants pourront retrouver facilement les coordonnées des personnes rencontrés, en plus de poursuivre le clavardage entre eux. Vous pourrez comme organisateur leur envoyer des notifications push pour leur rappeler qu’ils peuvent consulter les enregistrements des conférences et des ateliers, les remercier pour leur participation et les inciter à remplir le questionnaire d’évaluation.
Pour vos exposants, l’utilisation de l’application devient très importante puisqu’elle permet de récupérer l’information sur les visiteurs qui sont venus à leur kiosque (lead retrieval). En scannant les code QR des participants, ils obtiendront leurs coordonnées et pourront les exporter facilement.
L'utilisation d'une application mobile dédiée peut grandement améliorer l'expérience des participants lors d'un événement. En sensibilisant les participants à l'existence de l'application et en mettant en avant ses fonctionnalités, en les incitant à l'utiliser activement pendant l'événement, et en recueillant leurs commentaires pour l'améliorer, vous pouvez créer une expérience événementielle exceptionnelle. Alors, n'oubliez pas de promouvoir l'application mobile lors de votre prochain événement et de transformer votre événement en une expérience inoubliable pour tous les participants.
Dans cet article, nous allons vous présenter un guide complet sur la manière de promouvoir l'utilisation de l'application mobile lors de votre prochain événement, qu'il s'agisse d'une conférence, d'un salon professionnel, d'un festival ou de toute autre manifestation.
1. Avant l'événement
1.1. Sensibilisation précoce
Commencez la promotion de votre application mobile bien avant la date de l'événement. Utilisez les canaux de communication tels que les réseaux sociaux, les infolettres et les courriels pour informer les participants potentiels de l'existence de l'application et des avantages qu'elle leur apportera pendant l'événement. À même la plateforme PairConnex, vous pourrez prévoir vos communications avec l’outil d’envoi de courriels.
1.2. Mettez en évidence les fonctionnalités clés
Expliquez les fonctionnalités clés de l'application qui inciteront les participants à la télécharger. Mettez l'accent sur la facilité de planification d'itinéraire, l'accès aux horaires, les mises à jour en temps réel, les possibilités de réseautage, les connexions par Code QR et tout autre aspect qui rendra l'expérience de l'événement plus agréable et productive.
1.3. Formez les exposants et partenaires
Assurez-vous de bien informer les participants qui utiliseront certaines fonctionnalités clés, tel que les outils de scan ou de récupération de prospects (leads retrieval). Vous pourriez par exemple organiser un webinaire quelques jours avant l’événement, pour présenter l’application aux exposants et commanditaires et leur offrir des conseils pour en tirer profit. Vous pourriez aussi diffuser des vidéos tutoriels à travers l’application pour aider certains participants à se familiarises avec chaque fonctionnalité.
1.4. Encouragez les participants à télécharger l’application la veille
Envoyez un courriel à tous les participants la veille de votre événement, où vous pourrez rappeler les informations importantes à savoir, mais également les inciter à télécharger l’application mobile avant d’arriver sur place. Vous pourrez même leur fournir des liens directs pour le téléchargement dans les magasins d’application.
2. Pendant l'événement
2.1. Offrez une courte séance de formation au personnel d’accueil
Prévoyez une dizaine de minutes avant l’arrivée des participants pour former le personnel d’accueil sur l’application. Les bénévoles ou le personnel de l'événement peuvent guider les participants à travers les fonctionnalités et répondre à leurs questions. Notez que notre équipe est toujours disponible pour se déplacer sur places lors de vos événements pour se charger de cette tâche.
2.2. Faites la promotion de l’application au kiosque d’accréditation
Installez des affiches à l’accueil de l’événement pour rappeler aux participants d’utiliser l’application mobile. La plupart des événements prévoient un espace d’accréditation où tous les participants doivent se rendre à leur arrivée. Vous pourriez y afficher des codes QR permettant de télécharger facilement l’application. Vous pouvez également demander au personnel d’accueil de faire un rappel aux participants au moment où ils remettent la cocarde ou le billet du participant.
2.3. Prévoir un kiosque de soutien technique
Les participants n’ont pas tous le même degré de facilité avec la technologie. Pourquoi ne pas prévoir un espace dédié pour aider les participants moins à l’aise. Il n’est pas rare que notre équipe assure ce service sur place, pour vous libérer de cette tâche pendant l’événement.
2.4. Mentions dans le mot d’ouverture
Prévoyez d’inclure une courte mention de l’application dans le mot d’ouverture de votre événement. Il s’agit d’un bon moment pour promouvoir les fonctionnalités que vous souhaitez mettre en valeur, tel que les connexions par scan de cocardes. Si des écrans sont à votre disposition, projetez une saisie d’écran de l’application sur les écrans géants. Notre expérience montre qu’une simple mention de quelques secondes au début de l’événement peut grandement faire augmenter le taux d’utilisation de l’application.
2.5. Faites participer les participants
Incitez les participants à utiliser activement l'application en organisant des jeux ou des concours basés sur celle-ci. Offrez des récompenses attractives pour les inciter à interagir avec l'application et à en découvrir toutes les possibilités.
2.6. Notifications push ciblées
Utilisez les notifications push pour envoyer des mises à jour en temps réel, des rappels d’activités importantes, des offres spéciales, ou tout autre contenu pertinent qui encouragera les participants à rester actifs sur l'application tout au long de l'événement. C’est aussi avec cette fonctionnalité que vous pourrez donner davantage de visibilité à vos partenaires, qui pourraient par exemple annoncer qu’ils offrent le café gratuitement dans la prochaine heure!
3. Après l'événement
En utilisant votre application, vos participants pourront retrouver facilement les coordonnées des personnes rencontrés, en plus de poursuivre le clavardage entre eux. Vous pourrez comme organisateur leur envoyer des notifications push pour leur rappeler qu’ils peuvent consulter les enregistrements des conférences et des ateliers, les remercier pour leur participation et les inciter à remplir le questionnaire d’évaluation.
Pour vos exposants, l’utilisation de l’application devient très importante puisqu’elle permet de récupérer l’information sur les visiteurs qui sont venus à leur kiosque (lead retrieval). En scannant les code QR des participants, ils obtiendront leurs coordonnées et pourront les exporter facilement.
L'utilisation d'une application mobile dédiée peut grandement améliorer l'expérience des participants lors d'un événement. En sensibilisant les participants à l'existence de l'application et en mettant en avant ses fonctionnalités, en les incitant à l'utiliser activement pendant l'événement, et en recueillant leurs commentaires pour l'améliorer, vous pouvez créer une expérience événementielle exceptionnelle. Alors, n'oubliez pas de promouvoir l'application mobile lors de votre prochain événement et de transformer votre événement en une expérience inoubliable pour tous les participants.
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