Pourquoi utiliser une plateforme événementielle tout-en-un pour votre prochain congrès?
L'organisation d'un congrès est une tâche complexe qui implique de nombreux aspects, tels que la logistique, la gestion des inscriptions, la programmation, l’expérience participant, la gestion des partenaires et une bonne stratégie de communication. Dans le passé, ces aspects étaient gérés manuellement ou avec l'aide de plusieurs outils différents. Cependant, grâce aux progrès technologiques, il existe désormais des solutions pour vous appuyer à chaque étape du parcours.
Laissez-nous vous démontrer comment utiliser une plateforme événementielle tout-en-un lors de l'organisation d'un congrès peut être une solution gagnante pour vous… et pour vos participants!
L'un des avantages les plus importants d'une plateforme événementielle tout-en-un est sa capacité à gérer les inscriptions et les participants. Les organisateurs peuvent créer un formulaire d'inscription personnalisé pour leur événement, prendre les paiements et suivre les inscriptions en temps réel. Les participants pourront même faire leur choix d’activités dès leur inscription. Ils peuvent également envoyer des courriels de confirmation automatiques et des rappels avant l'événement. En utilisant une plateforme événementielle au tout début de votre événement, vous pourrez vous sauver bien des soucis.
La plateforme événementielle tout-en-un permet également de créer et de planifier le programme de l'événement, pour le partager facilement aux participants. Les organisateurs peuvent ajouter des activités et créer plusieurs parcours personnalisés en parallèle. Les participants peuvent ainsi faire leurs choix d’activités et les modifier, tout en respectant les capacités de salles. La plateforme permettra aussi d’indiquer dans quelle salle aura lieu chaque activité, et même d’envoyer des rappels aux participants. Comme nous le mentionnons dans cet article sur les tendances à suivre dans la prochaine année, les événements hybrides ont toujours la cote. La plateforme événementielle vous permettra de rendre accessible les activités, conférences et ateliers en virtuel, en plus d’en assurer la rediffusion après l’événement.
La plateforme événementielle tout-en-un offre une plateforme de communication centralisée pour les organisateurs et les participants. Les organisateurs peuvent envoyer des courriels et des messages en masse, avant, pendant et après l’événement. Il est même possible d’ajouter des forums de discussion pour les participants. Pendant l’événement, il sera aussi possible d’envoyer aux participants des notifications push concernant des éléments logistiques ou pour donner de la visibilité à vos partenaires.
Les organisateurs de congrès savent à quel point il est nécessaire de bien coordonner l’accueil des participants. Avec une plateforme événementielle tout-en-un, il est possible de facilement choisir la solution de contrôle d’accès qui correspondra le mieux aux besoins de chaque projet. Par exemple, il est possible d’utiliser le scan de billets électroniques par code QR pour confirmer l’arrivée d’un participant. Il serait aussi possible de miser sur des listes électroniques cliquables, qui remplaceraient les traditionnelles listes papiers. Si des cocardes ou badges sont à remettre aux participants, votre solution événementielle vous permettra de générer facilement les cocardes personnalisées à votre image, pour impression par lot avant le congrès, ou à l’unité pour les changements de dernière minute sur place. Finalement, si certaines activités du congrès étaient limitées à certaines personnes inscrites, il serait possible d’utiliser le scan de cocardes pour valider qui peut entrer dans la salle. Il est même possible de scanner un participant à sa sortie pour calculer le temps où il a été présent en salle, pour par exemple lui remettre une accréditation de participation.
Le plus bel avantage d’une plateforme événementielle tout-en-un est son utilisation par les participants pendant l’événement. Que ce soit en version web ou via une application mobile, la plateforme vient bonifier l’expérience du participant dans tous les aspects de son congrès. Il pourra notamment consulter facilement son agenda personnalisé, avec tous les détails de la programmation. Les participants pourront également accéder à la liste des autres participants, obtenir des recommandations de réseautage, clavarder et même planifier des rendez-vous avec les autres congressistes. Des fonctionnalités peuvent permettre aux participants de commenter les conférences, participer à des sondages et même de voter dans le cadre d’une assemblée générale. Les organisateurs pourront partager facilement des contenus aux participants, tel que des vidéos, des documents PDF ou des hyperliens vers des sites Web. Bref, la plateforme devient un outil central pour permettre à chaque participant de profiter pleinement du congrès.
Les partenaires et commanditaires sont souvent essentiels au succès financier d’un congrès. Une plateforme événementielle-tout-un peut faire partie du plan de visibilité offert à vos partenaires, en leur offrant des opportunités inégalées pendant le congrès. Non seulement il est possible d’inclure leur logo dans les différents visuels et contenus de la plateforme, mais il est également possible de leur offrir un espace personnalisable, qu’ils pourront gérer de manière autonome, pour afficher du contenu, des images, de vidéo, les liens Web et même des documents PDF. Il est également possible de mettre en valeur les personnes qui représentent les partenaires et commanditaires pour permettre la prise de rendez-vous et le clavardage avec les congressistes. Si les commanditaires ont droit à un kiosque ou un espace physique pendant le congrès, les fonctions de scan de cocardes leur permettront de garder la liste des personnes qui les auront visitées pour facilement retrouver leurs coordonnées après le congrès.
En utilisant une plateforme événementielle tout-en-un, les organisateurs peuvent collecter des données sur les participants, telles que leur profil, leur entreprise et leurs préférences. Ils peuvent également suivre les statistiques de l'événement, telles que le nombre de participants, le taux de participation et les tendances de l'engagement. Cette analyse peut aider les organisateurs à améliorer leur événement pour les années suivantes.
En utilisant une plateforme événementielle tout-en-un, les organisateurs peuvent réduire les coûts et la complexité de l'organisation de l'événement. Plutôt que d'utiliser plusieurs outils différents pour gérer différentes parties de l'événement, une seule plateforme peut gérer l'ensemble du processus. Cela peut réduire le nombre de fournisseurs impliqués et faciliter la planification et la coordination de l'événement.
En résumé, l'utilisation d'une plateforme événementielle tout-en-un peut simplifier considérablement l'organisation d'un congrès en offrant une solution centralisée pour la gestion des inscriptions, la programmation, la communication, le contrôle d’accès, l’expérience participant, la visibilité des partenaires et la collecte de données. Les organisateurs peuvent économiser du temps et de l'argent tout en offrant une expérience améliorée pour les participants.
Laissez-nous vous démontrer comment utiliser une plateforme événementielle tout-en-un lors de l'organisation d'un congrès peut être une solution gagnante pour vous… et pour vos participants!
Gestion des inscriptions et des participants
L'un des avantages les plus importants d'une plateforme événementielle tout-en-un est sa capacité à gérer les inscriptions et les participants. Les organisateurs peuvent créer un formulaire d'inscription personnalisé pour leur événement, prendre les paiements et suivre les inscriptions en temps réel. Les participants pourront même faire leur choix d’activités dès leur inscription. Ils peuvent également envoyer des courriels de confirmation automatiques et des rappels avant l'événement. En utilisant une plateforme événementielle au tout début de votre événement, vous pourrez vous sauver bien des soucis.
Programmation et planification
La plateforme événementielle tout-en-un permet également de créer et de planifier le programme de l'événement, pour le partager facilement aux participants. Les organisateurs peuvent ajouter des activités et créer plusieurs parcours personnalisés en parallèle. Les participants peuvent ainsi faire leurs choix d’activités et les modifier, tout en respectant les capacités de salles. La plateforme permettra aussi d’indiquer dans quelle salle aura lieu chaque activité, et même d’envoyer des rappels aux participants. Comme nous le mentionnons dans cet article sur les tendances à suivre dans la prochaine année, les événements hybrides ont toujours la cote. La plateforme événementielle vous permettra de rendre accessible les activités, conférences et ateliers en virtuel, en plus d’en assurer la rediffusion après l’événement.
Communications
La plateforme événementielle tout-en-un offre une plateforme de communication centralisée pour les organisateurs et les participants. Les organisateurs peuvent envoyer des courriels et des messages en masse, avant, pendant et après l’événement. Il est même possible d’ajouter des forums de discussion pour les participants. Pendant l’événement, il sera aussi possible d’envoyer aux participants des notifications push concernant des éléments logistiques ou pour donner de la visibilité à vos partenaires.
Contrôle d’accès et cocardes
Les organisateurs de congrès savent à quel point il est nécessaire de bien coordonner l’accueil des participants. Avec une plateforme événementielle tout-en-un, il est possible de facilement choisir la solution de contrôle d’accès qui correspondra le mieux aux besoins de chaque projet. Par exemple, il est possible d’utiliser le scan de billets électroniques par code QR pour confirmer l’arrivée d’un participant. Il serait aussi possible de miser sur des listes électroniques cliquables, qui remplaceraient les traditionnelles listes papiers. Si des cocardes ou badges sont à remettre aux participants, votre solution événementielle vous permettra de générer facilement les cocardes personnalisées à votre image, pour impression par lot avant le congrès, ou à l’unité pour les changements de dernière minute sur place. Finalement, si certaines activités du congrès étaient limitées à certaines personnes inscrites, il serait possible d’utiliser le scan de cocardes pour valider qui peut entrer dans la salle. Il est même possible de scanner un participant à sa sortie pour calculer le temps où il a été présent en salle, pour par exemple lui remettre une accréditation de participation.
Expérience participant pendant l’événement
Le plus bel avantage d’une plateforme événementielle tout-en-un est son utilisation par les participants pendant l’événement. Que ce soit en version web ou via une application mobile, la plateforme vient bonifier l’expérience du participant dans tous les aspects de son congrès. Il pourra notamment consulter facilement son agenda personnalisé, avec tous les détails de la programmation. Les participants pourront également accéder à la liste des autres participants, obtenir des recommandations de réseautage, clavarder et même planifier des rendez-vous avec les autres congressistes. Des fonctionnalités peuvent permettre aux participants de commenter les conférences, participer à des sondages et même de voter dans le cadre d’une assemblée générale. Les organisateurs pourront partager facilement des contenus aux participants, tel que des vidéos, des documents PDF ou des hyperliens vers des sites Web. Bref, la plateforme devient un outil central pour permettre à chaque participant de profiter pleinement du congrès.
Visibilité des partenaires
Les partenaires et commanditaires sont souvent essentiels au succès financier d’un congrès. Une plateforme événementielle-tout-un peut faire partie du plan de visibilité offert à vos partenaires, en leur offrant des opportunités inégalées pendant le congrès. Non seulement il est possible d’inclure leur logo dans les différents visuels et contenus de la plateforme, mais il est également possible de leur offrir un espace personnalisable, qu’ils pourront gérer de manière autonome, pour afficher du contenu, des images, de vidéo, les liens Web et même des documents PDF. Il est également possible de mettre en valeur les personnes qui représentent les partenaires et commanditaires pour permettre la prise de rendez-vous et le clavardage avec les congressistes. Si les commanditaires ont droit à un kiosque ou un espace physique pendant le congrès, les fonctions de scan de cocardes leur permettront de garder la liste des personnes qui les auront visitées pour facilement retrouver leurs coordonnées après le congrès.
Collecte de données et analyse
En utilisant une plateforme événementielle tout-en-un, les organisateurs peuvent collecter des données sur les participants, telles que leur profil, leur entreprise et leurs préférences. Ils peuvent également suivre les statistiques de l'événement, telles que le nombre de participants, le taux de participation et les tendances de l'engagement. Cette analyse peut aider les organisateurs à améliorer leur événement pour les années suivantes.
Réduction des coûts et de la complexité
En utilisant une plateforme événementielle tout-en-un, les organisateurs peuvent réduire les coûts et la complexité de l'organisation de l'événement. Plutôt que d'utiliser plusieurs outils différents pour gérer différentes parties de l'événement, une seule plateforme peut gérer l'ensemble du processus. Cela peut réduire le nombre de fournisseurs impliqués et faciliter la planification et la coordination de l'événement.
En résumé, l'utilisation d'une plateforme événementielle tout-en-un peut simplifier considérablement l'organisation d'un congrès en offrant une solution centralisée pour la gestion des inscriptions, la programmation, la communication, le contrôle d’accès, l’expérience participant, la visibilité des partenaires et la collecte de données. Les organisateurs peuvent économiser du temps et de l'argent tout en offrant une expérience améliorée pour les participants.
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