À quel moment intégrer une plateforme événementielle pour un succès assuré
Si vous avez lu notre récent article sur les tendances événementielles 2024, vous avez sûrement compris les nombreux avantages qu'offre l'utilisation d'une plateforme événementielle tout-en-un, notamment l'amélioration du taux d'engagement des participants et la simplification de leur expérience. Maintenant, la question qui vous préoccupe est la suivante : à quel moment devriez-vous envisager d'intégrer une plateforme événementielle à votre prochain événement ? Nous allons répondre à cette question cruciale dans cet article, et soyez assurés, nous vous apporterons des réponses rassurantes.
Premièrement, sachez qu'il n'est jamais trop tôt pour entamer le processus.
Vous ne serez jamais en avance pour entrer en contact avec un membre de notre équipe. Nous apprécions de vous connaître dès le départ, car cela nous permettra de mieux vous accompagner dans tous les aspects de votre stratégie, que ce soit pour les communications, les inscriptions, la vente de billets, etc.
Maintenant, la question que beaucoup se posent : est-ce que cela me coûtera plus cher si je commence à mettre en place ma plateforme plusieurs mois avant l'événement ?
La réponse est simple : pas du tout. Le tarif est fixe, que vous commenciez huit mois avant ou une semaine avant votre événement.
Et que se passe-t-il si vous êtes vraiment à la dernière minute ?
Nous comprenons la réalité des événements, les imprévus et les changements de dernière minute. Même une semaine avant votre événement, vous pouvez encore intégrer une plateforme événementielle. Tout dépend de vos exigences et de vos ressources. Au lancement du projet, nous vous remettrons une liste de requis (visuels et textes) qui nous permettra de faire la configuration initiale pour vous. Une fois que vous nous remettez l’ensemble de informations demandées, notre équipe s’engage à mettre en place votre plateforme en un maximum de 72 heures ouvrables. Il vous suffira ensuite de tester votre plateforme et de faire les ajustements finaux avant le lancement. La plateforme est conviviale, nous vous aiderons à la configurer en vous offrant des formations personnalisées, de la documentation et des vidéos tutoriels.
Oui, vraiment aussi rapidement.
Une fois les visuels et les textes de base fournis, vous pouvez apporter quelques modifications et lancer les inscriptions. Il n'est pas nécessaire de compléter à 100 % le contenu de la plateforme pour permettre à vos participants de s'inscrire. Par exemple, la programmation et le contenu des espaces numériques peuvent être ajoutés plus tard. À travers notre plateforme, vous pouvez informer vos utilisateurs lorsque de nouveaux contenus sont prêts à être consultés.
Voici quelques exemples de ce dont vous aurez besoin pour mettre en place votre plateforme :
Puis-je utiliser une plateforme événementielle si mes inscriptions sont déjà en cours sur une autre solution?
Bien qu’il soit avantageux de regrouper tout le parcours du participant sur un seul outil tout-en-un, il arrive fréquemment que les inscriptions d’un projet soit faites sur une autre plateforme que la nôtre. Dans ces cas, nous vous conseillerons pour mettre en place une stratégie d’importation des participants dans PairConnex, que ce soit une simple importation des listes à l’aide d’un fichier Excel, ou encore l’intégration d’un API qui importera automatiquement chaque nouvelle inscription de votre système externe, et qui leur enverra un courriel de création de profil PairConnex. Bref, même si vos inscriptions sont déjà démarrées, il n’est jamais trop tard pour bénéficier des avantages de notre solution.
En conclusion, il est toujours avantageux de vous y prendre à l'avance. Cela nous permet de mieux vous connaître pour vous conseiller et vous soutenir au mieux. Ainsi, vous pourrez tirer le maximum de ce que notre plateforme peut offrir. Cependant, soyez assurés que notre plateforme s'adapte rapidement à toutes les situations pour vous permettre d'offrir une expérience optimale à vos participants, même en cas de contraintes de temps !
Premièrement, sachez qu'il n'est jamais trop tôt pour entamer le processus.
Vous ne serez jamais en avance pour entrer en contact avec un membre de notre équipe. Nous apprécions de vous connaître dès le départ, car cela nous permettra de mieux vous accompagner dans tous les aspects de votre stratégie, que ce soit pour les communications, les inscriptions, la vente de billets, etc.
Maintenant, la question que beaucoup se posent : est-ce que cela me coûtera plus cher si je commence à mettre en place ma plateforme plusieurs mois avant l'événement ?
La réponse est simple : pas du tout. Le tarif est fixe, que vous commenciez huit mois avant ou une semaine avant votre événement.
Et que se passe-t-il si vous êtes vraiment à la dernière minute ?
Nous comprenons la réalité des événements, les imprévus et les changements de dernière minute. Même une semaine avant votre événement, vous pouvez encore intégrer une plateforme événementielle. Tout dépend de vos exigences et de vos ressources. Au lancement du projet, nous vous remettrons une liste de requis (visuels et textes) qui nous permettra de faire la configuration initiale pour vous. Une fois que vous nous remettez l’ensemble de informations demandées, notre équipe s’engage à mettre en place votre plateforme en un maximum de 72 heures ouvrables. Il vous suffira ensuite de tester votre plateforme et de faire les ajustements finaux avant le lancement. La plateforme est conviviale, nous vous aiderons à la configurer en vous offrant des formations personnalisées, de la documentation et des vidéos tutoriels.
Oui, vraiment aussi rapidement.
Une fois les visuels et les textes de base fournis, vous pouvez apporter quelques modifications et lancer les inscriptions. Il n'est pas nécessaire de compléter à 100 % le contenu de la plateforme pour permettre à vos participants de s'inscrire. Par exemple, la programmation et le contenu des espaces numériques peuvent être ajoutés plus tard. À travers notre plateforme, vous pouvez informer vos utilisateurs lorsque de nouveaux contenus sont prêts à être consultés.
Voici quelques exemples de ce dont vous aurez besoin pour mettre en place votre plateforme :
- Un bandeau visible dans le formulaire d'inscription
- Une bannière courriel pour vos communications
- Un bandeau sur la page d'accueil
- Un texte d'accueil pour le tableau de bord
- Des textes de courriels d'inscription et de profil complet
- Des textes et des questions si vous utilisez un questionnaire
Puis-je utiliser une plateforme événementielle si mes inscriptions sont déjà en cours sur une autre solution?
Bien qu’il soit avantageux de regrouper tout le parcours du participant sur un seul outil tout-en-un, il arrive fréquemment que les inscriptions d’un projet soit faites sur une autre plateforme que la nôtre. Dans ces cas, nous vous conseillerons pour mettre en place une stratégie d’importation des participants dans PairConnex, que ce soit une simple importation des listes à l’aide d’un fichier Excel, ou encore l’intégration d’un API qui importera automatiquement chaque nouvelle inscription de votre système externe, et qui leur enverra un courriel de création de profil PairConnex. Bref, même si vos inscriptions sont déjà démarrées, il n’est jamais trop tard pour bénéficier des avantages de notre solution.
En conclusion, il est toujours avantageux de vous y prendre à l'avance. Cela nous permet de mieux vous connaître pour vous conseiller et vous soutenir au mieux. Ainsi, vous pourrez tirer le maximum de ce que notre plateforme peut offrir. Cependant, soyez assurés que notre plateforme s'adapte rapidement à toutes les situations pour vous permettre d'offrir une expérience optimale à vos participants, même en cas de contraintes de temps !
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